DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

A.    Dimensi struktur organisasi

1.      Kompleksitas

Mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi, serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.

·         Macam-macam diferensiasi:

a.       Diferensiasi horizontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari tugas yang dilaksanakan, dan tingkat pendidikan serta pelatihannya yang disebut sebagai spesialisasi. Terdapat spesialisasi fungsional, spesialisasi sosial, dan departementalisasi.

b.      Diferensiasi vertikal, merujuk pada kedalaman struktur dan diferensiasi meningkat, demikian pula kompleksitasnya karena jumlah tingkatan hirarki di dalam organisasi bertambah. Makin banyak tingkatan yang terdapat antara top management dan tingkat yang paling rendah, makin besar pula tingkat distorsi dalam komunikasi, dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sulit bagi top management untuk mengawasi kegiatan bawahannya.

c.       Diferensiasi spasial, merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi dari kantor, pabrik, dan personalia sebagai sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi spasial dapat dilihat sebagai perluasan dari diferensiasi horizontal dan vertikal, artinya, adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah maupun jarak.

2.      Formalisasi

Merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi tersebut distandarisasi sehingga memudahkan koordinasi dan dapat melakukan penghematan. Jika formalisasi rendah, perilaku para pegawai cenderung tidak terprogram karena kebijakan dari seseorang di dalam pekerjaannya berbanding terbalik dengan jumlah perilaku yang diprogramkan lebih dahulu oleh organisasi.

·         Karakteristik formalisasi:

a.       Bersifat eksternal bagi pegawai; peraturan, prosedur, dan aturan ditetapkan secara rinci dan dilaksanakan melalui pengawasan langsung.

b.      Perilaku yang diinternalkan melalui nilai dan norma.

c.       Teknik-teknik formalisasi terdiri dari seleksi-persyaratan peran-peraturan, prosedur, dan kebijakan-pelatihan-pelaksanaan.

3.      Sentralisasi

Sentralisasi adalah tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan hanya pada satu titik tunggal di dalam organisasi.

·         Hambatan sentralisasi:

a.       Hanya memperhatikan struktur formal

b.      Tidak memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan

c.       Konsentrasi pada seseorang, suatu unit, atau suatu tingkat

d.      Kontrol dari top management, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah

·         Keuntungan sentralisasi:

a.       Keputusan komprehensif yang akan diambil

b.      Pengehematan dan lebih efektif

B.     Departementalisasi

1.      Pengertian Departementalisasi

Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan. Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut :

•          Fungsi

•          Produk atau jasa

•          Wilayah

•          Langganan

•          Proses atau peralatan

•          Waktu

•          Pelayanan

•          Alpa – numeral

•          Proyek atau matriks

2.      Departementalisasi Fungsional

Departentalisasi fungsional mengelompokkan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai manajemen kepuncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi. Pendekatan fungsional mempunyai berbagi kelemahan. struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inofatif.

3.      Departementalisasi Divisional

Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan. Struktur organisasi divisional atas dasar produk. setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logika yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi. Sturktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Departementalisasi wilayah , kadang-kadang juga disebut depertementalisasi daerah , regional atau geografis , adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.

C.    Model-model desain organisasi

        Model desain organisasi atau struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Disain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputu¬san dan besaran satuan kerja.

Pada penerapannya, model desain orgranisasi terdiri dari 2 model, yaitu Desain organisasi Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.

1.      Desain Organisasi Mekanistik

Desain organisasi ini merupakan organisasi yang menekankan pada kepentingan pencapaian produksi yang tinggi dan efisien melalui penggunaan aturan dan prosedur yang ekstensif, sentralisasi wewenang, dan spesialisasi tenaga kerja yang tinggi. Fungsi manajemen organisasi menurut Henri Fayol yang relevan dalam memahami model mekanistik ada 4 yaitu Prinsip spesialisasi, prinsip kesatuan arah, prinsip wewenang dan tanggung jawab, dan prinsip rantai berjenjang. Model mekanistik mencapai tingkat produksi dan efisiensi yang tinggi dengan karakteristik :

•      Sangat kompleks karena menekankan pada spesialisasi tenaga kerja.

•     Sangat tersentralisasi karena menekankan pada wewenang dan tanggung gugat (accountability).

•         Sangat formal karena menekankan pada fungsi sebagai dasar departemen.

•      Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.

•     Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.

•     Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.

•     Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.

•      Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.

•     Proses penyusun tujuan dilakukan di tingat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.

•      Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan. 

2.      Desain Organisasi Organik

Desain organisasi ini merupakan organisasi yang menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisasi yang tinggi. Model organik dari desain organisasi berada dalam posisi yang bertentangan dengan model mekanistik berkaitan dengan perbedaan karakteristik organisasi. Perbedaan yang sangat nyata antara dua model adalah konsekuensi dari perbedaan kriteria efektivitas yang masing-masing berupaya mencapai maksimalisasi. Sementara model mekanistik memaksimalkan efisiensi dan produksi, model organik memaksimalkan kepuasan fleksibilitas dan pengembangan.

Organisasi organik fleksibel terhadap perubahan tuntutan lingkungan karena desain organisasi organik mendorong pemanfaatan yang lebih besar dari potensi manusia. Pengambilan keputusan, pengendalian, dan proses penetapan sasaran desentralisasi dan disebarkan pada semua tingkat organisasi. 

Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.

Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.

Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.

Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.

Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.

Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.

Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.

Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub untit di dalamnya.

Desain struktur subunit didesain sesuai dengan kontinummekanistik organik dengan cara yang konsisten dengan keadaan kondisi lingkungan, khususnya laju perubahan yamg lebih lambat, ketidak pastian yg lebih besar & rentang waktu balikan yang lebih singkat sesuai demgam desain mekanistik.

Desain teknik integratif tekhnik yang cocok, apakah peraturan, perencanaan atau penyesuaian bersama, bergantung pada tingkat diferensiasi sub unit. Semakin besar diferensiasinya semakin besar perlunya peraturan dan perencanaan. 

D.    Implikasi Manajerial desain dan struktur organisasi

Pegawai atau karyawan dalam suatu perusahaan terhubung dalam suatu kesatuan struktur yang menyatu dengan tujuan agar pekerjaan yang ada dapat terselesaikan dengan lebih baik dibandingkan tanpa adanya pembagian bagian tugas kerja. Untuk melakukan pengumpulan orang-orang dalam suatu unit, divisi, bagian ataupun departemen dengan tugas pekerjan yang berkaitan diadakan kegiaitan departementalization atau departementalisasi. posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. itulah alasan mengapa diperlukan implikasi manajerial desan dan struktur organisasi.

 Kesimpulan nya Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu mengoptimalkan kinerja baik organisasi maupun anggotanya. Hal ini bertujuan untuk tercapai apabila ada penataan tugas, aktivitas kerja dan individunya menurut cara-cara tertentu agar tujuan tercapai. Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu menggunakan tipe dan jumlah dengan untuk mencapai tujuan

Dapat menghasilkan struktur atau susunan yang berkualitas didalam suatu organisasi, karena ada teori yang mengatakan posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. itulah alasan mengapa diperlukan implikasi manajerial desain dan struktur organisasi.